Ejemplo de Validación en Excel.

Desarrollaremos distintas opciones dentro de las validaciones en celdas de Excel. ¿Cuál es la utilidad de esta herramienta?, supongamos una hoja de trabajo que debe circular por distintos departamentos de la empresa y que cada usuario cumplimentará de acuerdo con su función; en estos casos de multiusuario se hace más necesario que nunca el poder discriminar la introducción de datos en nuestras hojas de cálculo.
Excel nos proporciona la Validación, en sus distintas variedades, para poder controlar qué tipo de datos se puede registrar en nuestras celdas.
Desde el menú datos > Validación activamos la ventana diálogo:

Al desplegar las opciones que nos permite observamos:

• Numero entero: permite exclusivamente números enteros.


• Decimal: números reales, i.e., enteros y decimales.


• Lista: permite desplegar un listado de opciones. Sólo admite valores de esta lista.


• Fecha: datos en formato fecha.


• Hora: datos en formato hora.


• Longitud: celdas con un número de caracteres alfanuméricos determinado.


• Personalizada: nos habilita en base a una formula definida por nosotros el poder introducir un dato en la celda.

Combinando esta información con los operadores lógicos (entre, igual, mayor que, menor que, etc) determinados con los valores definidos por el usuario podemos configurar la validación.
Algunos ejemplos simples.
Ejemplo 1: permitir valores en una celda entre 10 y 100.

Ejemplo 2: permitir valores concretos (verdadero, falso, ns/nc)

Ejemplo 3: Condicionar la introducción de datos en una celda a valores de otra. Por ejemplo, sólo registrar valores en la Celda D2 si y sólo sí en la celda A1 el valor es 1.

Realmente lo explicado hasta ahora es lo que nos permite configurar la entrada de datos en nuestras celdas, sin embargo existen dos pestañas más (Mensaje entrante y Mensaje de error) que ayudan al usuario final de la hoja de cálculo. El mensaje entrante nos habilita para poder describir cuales son las condiciones de validación; pero sólo es descriptivo, no actua sobre las reglas de validación. Podremos dar un título y un detalle textual de estas reglas. Con el mensaje de error podremos determinar el tipo de error que deseamos ver cuando el valor introducido no cumpla con las reglas o condiciones de validación configuradas. Existen tres tipos de error:
-Límite: el más restrictivo. Sólo admite valores que cumplan la regla de validación para esa celda.
-Advertencia: nos pregunta si a pesar de no cumplir con las condiciones de la validación queremos continuar con el registro del dato.
-Información: el más flexible. Permite aceptar el valor erróneo después de informarnos del no cumplimiento.
en todos ellos incluiremos, si lo deseamos, un título y un mensaje que aparecerá en caso de incumplimiento de las reglas de validación en una ventana de error.