Iniciación a las Tablas dinámicas.

No podemos dejar pasar la oportunidad de aprender algunos pequeños conceptos de qué es una Tabla dinámica, y cómo podemos trabajar con ella. La Tabla dinámica o 'Pivot table', para los amantes de la versión en inglés, la podemos definir como aquel Informe de referencias cruzadas adaptable totalmente, y constantemente, a las necesidades del usuario. Una tabla dinámica nos permite construir, basándonos en un origen de datos estructurado en forma de tabla (es decir, una línea con cabecera de rótulos, y el resto de filas con información tabulada de registros individuales), un informe elaborado adaptado a nuestra necesidad de análisis.
La pretensión de implantar un Informe de tabla dinámica en nuestras hojas de cálculo es alcanzar un informe final, o intermedio, donde poder comparar subtotales (de cualquier tipo) de los distintos campos que componen nuestro origen de datos. Por tanto, en los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información.
Plantearemos un pequeño ejemplo de cómo y para qué utilizar una Tabla dinámica.
Supongamos un pequeño comerciante que se dedica a vender un único producto, por ejemplo, un 'Manual de Excel para todos los niveles'. Este pequeño comerciante lleva un control de manuales vendidos por cada día, desde el comienzo de su negocio (el 1 de enero de 2008); su registro llega hasta el 28 de febrero de 2008 (para facilitar el ejemplo). Por tanto nuestro pequeño comerciante dispone de un listado con dos campos (Fecha y número de ventas). Para analizar la información tabulada de la que dispone aplicaremos un Informe de Tabla dinámica; para ello ejecutaremos el asisente de Excel para tal efecto.

El primer paso del asistente nos solicita que indiquemos con qué tipo de origen de datos vamos a trabajar:

Para nuestro ejemplo, ya que disponemos del listado del pequeño comerciante en una hoja de cálculo, seleccionaremos 'Lista o base de datos'; al tiempo marcaremos la opción de crear sólo un Informe de tabla dinámica (tendremos más ocasiones de aprender a usar al tiempo los gráficos dinámicos).
En el siguiente paso del asistente definimos el rango de celdas donde está el listado de datos (en un futuro aplicaremos en este momento del asistente lo ya aprendido sobre 'rangos dinámicos'). En nuestro ejercicio marcamos el rango A1:B60.

El tercer paso nos solicita el lugar donde deseamos colocar nuestro informe de tabla dinámica:

Por comodidad, para su posterior vista, nos decantamos por situarla en la misma Hoja donde se encuentra el origen de datos (el listado de fechas y ventas). Es importante, si nos decidimos por esta opción, asegurarse que tenemos espacio suficiente a la derecha y abajo de la celda destino; ya que la tabla dinámica, una vez creada, tendrá asignado un espacio variable en nuestra hoja de cálculo, dependiendo de las combinaciones que ejecutemos.
Finalizamos el asistente, y vemos la estructura (sin datos) de cómo es un Tabla dinámica:

Vemos que la tabla dinámica se divide en cuatro zonas:

• Área de datos: principalmente situaremos campos de nuestro listado que sean numéricos (admitiría culquier tipo de campo)


• Área de filas: podremos incluir los campos necesarios de nuestro listado (sólo una vez cada campo) para obtener distintas formas de agrupación por filas.


• Área de columnas: podremos incluir los campos necesarios de nuestro listado (sólo una vez cada campo) para obtener distintas formas de agrupación por columnas


• Área de páginas. este área nos permite realizar, de otra manera, agrupaciones y muestra de información; además de habilitar alguna opción particular.

En nuestro ejemplo, al tener sólo dos campos, y puesto que estamos iniciándonos en el uso de las Tablas dinámicas, terminaremos de construir el Informe. Observamos que al activar la Tabla dinámica se abre una ventana con la Lista de campos de tabla dinámica:

Desde esta ventana, pinchando y arrastrando los campos sobre la zona de la tabla dinámica donde deseemos incorporar el campo(o desplegando el área, en la parte inferior de la ventana, elegida) empezamos a dar forma a nuestro informe. Arrastraremos el campo Fecha al área de filas, y el campo Ventas al área de datos. Y vemos cómo responde el informe a nuestras acciones; podremos mover los campos a las distintas áreas y observar el dinamismo de la estructura creada.
En nuestro ejemplo, tal cual hemos finalizado, no vemos ninguna ventaja, ya que tenemos duplicado un listado. NO ERA EL OBJETIVO de este post trabajar con las posibilidades de la Tabla dinámica, SÓLO APRENDER A CREARLA.
En posteriores entradas de este blog continuaremos viendo las enormes posibilidades de esta herramienta.
Adjuntamos ejercicio.

Tablas dinamicas.x...

Hosted by eSnips