Ejemplo de Funciones para Bases de datos.

Ocurre en ocasiones que al trabajar con nuestro listados, o con nuestras bases de datos en Excel, no son suficientemente potentes la 'funciones normales' de Excel; por ejemplo por que necesitamos una suma condicionada a varios de los campos de nuestro origen de datos. Normalmente con la función SI, o con la suma condicionada SUMAR.SI (ambas ya vistas en diferentes post de ese blog) podíamos concluir nuestros análisis, de una forma elaborada.
Pero existen algunas funciones de bases de datos (así categorizadas por Excel en el listado de funciones), que aunque pocas, reproducen especialmente diseñadas para Bases de datos de Excel las funciones más básicas (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN, PRODUCTO, etc.); las diferenciamos por que estas funciones de bases de datos comienzan con 'BD' (BDCONTAR, BDSUMA, etc).
Lógicamente estas funciones necesitan una manera particular de ser definidas, es decir, a la hora de incorporarle sus argumentos habrá que pensar de diferente forma -condiciones o criterios aplicados sobre distintos campos-.
Los argumentos mencionados son siempre tres, para todas estas funciones:
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna.
Es importante remarcar este argumento de Criterios, ya que para poder ejecutar estas funciones de Bases de datos, necesitaremos un rango independiente de nuestro listado de datos a analizar.
Propondremos un ejemplo sencillo donde poder practicar algunas de estas funciones. Tenemos un listado sacado de nuestro diario contable, en el que tenemos información de la Fecha del registro contable, de la Cuenta de gasto empleada, si proede de una factura o de un abono y del importe (nos aparecen todos en positivo, ya que el signo no lo indica ese campo factura/abono):

Plantearemos varias preguntas sobre ese listado e iremos viendo la forma de responderlas con estas fuciones de bases de datos.
Si necesitamos conocer cuántos registros he tenido en mi contabilidad con la cuenta 622, entonces aplico sobre el listado la función =BDCONTAR($A$1:$D$24;"Cuenta";F4:F5)
Nos fijaremos que el tercer argumento de criterios(F4:F5) nos dirije a unas celdas definidas por mi.
Si pretendemos saber cuál ha sido el acumulado en euros de todas nuestras facturas, aplico la función =BDSUMA(A1:D24;"Importe";$F$9:$F$10)
Si quisiera discriminar todas aquellas facturas de mi listado cuyos importes estuviera comprendido entre 0 eur y 5.000 eur resumiría con la siguiente función
=BDSUMA($A$1:$D$24;"Importe";F12:H13)

Una regla general a todas estas funciones, para saber cómo aplicarlas es: dentro del origen de datos seleccionado, ejecútame la operación dada por la funcion BD sobre el campo del segundo argumento, pero condicionada por el rango de condiciones sobre distintos campos.

P.D.: La forma de entender estas funciones de base de datos es muy similar a la empleada con los Filtros avanzados -dedicaremos una entrada en el futuro a este tema-.